السياسة الاسترشادية للإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

الفصل الأول: الأحكام التمهيدية

 

المادة الأولى: المصطلحات والتعريفات:
يقصد بالمصطلحات الآتية -أينما وردت في هذه السياسة -نصًا أو في سياق الكلام جمعًا كانت أو فردًا- المعاني المدونة أمامها ما لم يقتض السياق خلاف ذلك:

• المصطلح: التعريف

• النظام: نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية

• اللائحة:    اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية

• القواعد :   قواعد حكومة الجمعيات والمؤسسات الأهلية

• اللائحة الأساسية :   اللائحة الأساسية لمؤسسة/ لصندوق ...

• المركز:    المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي

• المؤسسة/ الصندوق:    مؤسسة/ صندوق ....

• المجلس:    مجلس أمناء مؤسسة ...

• المبلغ:   من يدلي طواعية بمعلومة أو يقدم أي إثبات يبعث على الاعتقاد بمخالفة داخل المؤسسة أو احتمال مخالفة لأيٍ من الأنظمة واللوائح أو التشريعات ذات العلاقة، أو الكشف عن مرتكبيها

• الإبلاغ/ البلاغ:    تقديم أي إثبات يبعث على الاعتقاد بمخالفة أو احتمال مخالفة لأيٍ من الأنظمة واللوائح أو التشريعات ذات العلاقة، أو اللوائح والسياسات الداخلية للمؤسسة أو الكشف عن مرتكبيها

• العمل غير المشروع :   كل فعل أو امتناع أو سلوك يخالف الأنظمة، أو اللوائح، أو القواعد، أو العرف المالي، أو الإداري في المؤسسة

• التحقق:   عملية التعرف أو التحقق من صحة المخالفة أو المخالف

• التحقيق:    الإجراء الإداري الذي من خلاله يكشف العمل غير المشروع، ويشمل ذلك على سبيل المثال الاستجواب للمخالف أو مواجهته بالآخرين ممن يتبع المؤسسة، أو تفتيش مكتبه في المؤسسة

• الممارسات الخاطئة:    أية مخالفات إدارية، أو مالية، أو جنائية، أو الإخلال بأي التزامات نظامية أو متطلبات تنظيمية داخلية، أو ما يشكل خطرا مهما كان نوعه

• الحماية:    الإجراءات والتدابير والضمانات التي تتخذ عند الاقتضاء، الهادفة إلى حماية المبلِّغ والشاهد الذين يكونون عرضة للخطر أو الضرر

• مرتكب المخالفة :   من يقوم بمخالفة أيٍ من الأنظمة، أو اللوائح أو التشريعات ذات العلاقة، أو أيٍ من اللوائح أو السياسات الداخلية بالمؤسسة.

المادة الثانية: الغرض من السياسة: 
تهدف هذه السياسة إلى وضع آلية تتيح للعاملين في المؤسسة/الصندوق أو أصحاب المصلحة معرفة الإجراءات التي يتم اتباعها في تقديم شكواهم أو الابلاغ عن الممارسات الخاطئة من خلال خلق قنوات اتصال آمنة بين المُبلّغ والمؤسسة لاستقبال ومعالجة البلاغات في المؤسسة عن أي انتهاكات ارتكبت أو ترتكب أو على وشك أن ترتكب بغرض مكافحة الاحتيال والاختلاس وقضايا الفساد والسلوك غير القانوني أو غير الأخلاقي أو غير المهني.

 

المادة الثالثة: نطاق التطبيق: 
تطبق هذه السياسة ويجب الالتزام بها من قبل جميع الأجهزة والإدارات المختصة في عمليات تلقي ومعالجة البلاغات في المؤسسة بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: 
أ- مجلس الأمناء. 
ب- اللجان الدائمة والمؤقتة. 
ج- المسؤول التنفيذي والقيادات التنفيذية والموظفين.
•    يمكن للمؤسسة / الصندوق إضافات أجهزة أخرى.

 

المادة الرابعة: حدود الاستخدام: 
تستخدم هذه السياسة في مجالات معالجة طلبات الإبلاغ عن أي مخالفة تقع أثناء أداء المهام أو بسببها سواء في مقر المؤسسة/ الصندوق أم في خارجها وسواء أثناء أوقات العمل الرسمية للمؤسسة أم خارجها.

 

المادة الخامسة: ملكية السياسة:
يكون المجلس هو الجهة المالكة لهذه السياسة.

 

المادة السادسة: نفاذ السياسة:
تعد هذه السياسة نافذة من تاريخ إقرارها من قبل المجلس.

 

المادة السابعة: نشر السياسة:
تلتزم المؤسسة/ الصندوق بنشر هذه السياسة في المقر أو عبر موقعها الإلكتروني.

المادة الثامنة: التشريعات ذات العلاقة:

تُطبق جميع الأنظمة واللوائح والتعليمات ذات العلاقة المعتمدة في المملكة العربية السعودية وفي المؤسسة ومنها على سبيل المثال لا الحصر:

1- نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/8) وتاريخ 19/02/1437هـ، ولائحته التنفيذية المعدلة بموجب قرار مجلس إدارة المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي رقم (ق/5/8/2023) وتاريخ 19/3/1445هـ.
2- نظام مكافحة جرائم تمويل الإرهاب وتمويله الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/21) بتاريخ 1439/2/12هـ.
3- نظام مكافحة غسل الأموال الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/20) وتاريخ 1439/2/5هـ. 
4- نظام الإجراءات الجزائية الصادر بالمرسوم الملكي رقم ( م/2 ) بتاريخ 22 / 1 / 1435ولائحته التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الوزراء رقم (142) بتاريخ 21 / 3 / 1436هـ.
5- نظام مكافحة الاحتيال المالي وخيانة الأمانة المصادق عليه بالمرسوم ملكي رقم (م/79) وتاريخ 1442/9/10هـ.
6- نظام حماية المبلغين والشهود والخبراء والضحايا المصادق عليه بالمرسوم الملكي (م/148) وتاريخ 1445/8/8هـ.
7- قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادرة بقرار مجلس إدارة المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي رقم (ت/9/2023) وتاريخ 18/12/1444هـ.
8- اللائحة الأساسية للمؤسسة/ الصندوق.

 

  الفصل الثاني: المخالفات
 

المادة التاسعة: المخالفات

تشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

1.    التهديد: وهو كل فعل أو قول يصدر من شخص تجاه آخر، من شأنه بث الخوف في نفس الشخص الآخر من خطر يراد ايقاعه بشخصه أو بما يملك أو بما له علاقة به، ويغلب على الظن أن مصدر التهديد قادر على إيقاعه به، وذلك بهدف تحقيق مآرب معينة.
2.     التحرش: وهو كل قول أو فعل أو إشارة ذات مدلول جنسي يصدر من شخص تجاه شخص آخر يمس جسده أو عرضه أو يخدش حياءه بأي وسيلة كانت بما في ذلك وسائل التقنية الحديثة.
3.     التعدي اللفظي: وهو كل قول سلبي يصدر من شخص تجاه شخص آخر، على سبيل المثال: التعليقات الجارحة، الشتم، السب، اللعن. 
4.     التعدي الجسدي: وهو كل فعل متعمد من شخص تجاه شخص آخر يؤدي إلى اتصال جسدي بغرض إحداث أي نوع من أنواع الضرر الجسدي، على سبيل المثال: الضرب، أو الدفع.
5.    تعارض المصالح: وهي كل حالة تؤثر فيها مصلحة خاصة للشخص أو لغيره، مادية أو معنوية، مباشرة أو غير مباشرة، حالة او محتملة، في موضعيته أو حيادتيه في اتخاذ قرار أو إبدائه رأيا له علاقة بوظيفته.
6.    الفساد المالي والاداري: أي استغلال غير مشروع للموارد المالية وغير المالية أو التنظيم الإداري في المؤسسة/ الصندوق.
7.    مخالفة الأنظمة واللوائح والتعليمات والسياسات واجبة الاتباع وفقاً لنطاق عمل المؤسسة/ الصندوق.
 

الفصل الثالث: أحكام عامة

 

المادة العاشرة: التزامات المؤسسة/ الصندوق تجاه منسوبيها:
1.     حث منسوبيها وأصحاب المصالح على التبليغ عن أي مخالفة متعلقة بالمؤسسة.
2.    توعية وطمأنة منسوبي المؤسسة وأصحاب المصالح عن سرية هوية المُبلّغ والمعلومات المتضمنة في البلاغ في كافة مراحل المعالجة التي يمر بها البلاغ.
3.    توفير الحماية لمقدمي البلاغات من أي إجراء ضده.

 

المادة الحادية عشر: التزامات المجلس:
1.     تحديد المسؤول عن استقبال البلاغات.
2.    اعتماد آلية لأرشفة البلاغات بطريقة تضمن المحافظة على سريتها. 
3.     حفظ حق مقدم البلاغ من أي ضرر قد يقع عليه جراء بلاغه، ويشمل ذلك حفظ حقوقه في الترقيات والمكافآت وفرص التطوير المهني.
4.     تفسير أحكام هذه السياسة على ألا يتعارض ذلك مع الأنظمة السارية واللائحة الأساسية للمؤسسة. 
5.    التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.

المادة الثانية عشر: التزامات المُبلّغ عن المخالفة:
1.    تحري المصداقية في الإبلاغ قدر المستطاع وذلك بتجنب الاشاعات والمزاعم غير المستندة على أساس حقيقي.
2.    سرعة الإبلاغ عن المخالفة.
3.    تجنب البلاغات الكيدية لغرض تشويه سمعة الآخرين أو الإيقاع بهم أو الانتقام أو زعزعة الثقة في المؤسسة أو منسوبيها أو أصحاب المصالح.
4.    تحمل مسؤولية الادعاءات الكيدية إذا ثبتت لغرض تشويه سمعة، أو إلحاق الضرر بالمؤسسة، أو أحد منسوبيها أو أصحاب المصالح.
5.    بذل العناية الواجبة وإيضاح كافة التفاصيل ذات العلاقة بالبلاغ قدر المستطاع وإرفاق كل ما من شأنه إعطاء تفاصيل وأدلة عن المخالفة ما أمكن.

 

 الفصل الرابع: ضوابط الإبلاغ عن مخالفة

 

المادة الثالثة عشر: قنوات تلقي البلاغ:
1.    الموقع الإلكتروني: إضافة رابط الصفحة.....
2.    البريد الإلكتروني: إضافة البريد الإلكتروني الخاص باستقبال البلاغات....
3.    الحضور إلى المقر: إضافة العنوان .....
•    أي وسيلة أخرى تحددها المؤسسة/ الصندوق.

 

المادة الرابعة عشر: البيانات اللازم توافرها في البلاغ:

1.    اسم المبلغ ضده، وبيانات التواصل معه في حال توفرها.
2.    وصف الواقعة التي ورد عليها البلاغ وصفا كاملا وواضحا، والمعلومات أو الوثائق أو الأدلة حول الأعمال أو الممارسات التي تشكل مخالفة لأي من أحكام النظام ولوائحه التنفيذية.
•    يُمكن الاستعانة بنموذج البلاغ المرفق في الملحقات.

 

المادة الخامسة عشر: التزامات المؤسسة / الصندوق عند تلقي البلاغ:

1.    التعامل مع أي بلاغ بالجدية اللازمة مهما كانت طبيعة البلاغ أو معلوماته أو حجم تأثيره وأهميته، وبذل العناية اللازمة للتحقق من صحته.
2.    اتخاذ كافة الإجراءات التي من شأنها حماية المُبلّغ وعدم الإضرار به.
3.    إفادة المُبلّغ عن استلام بلاغه.
4.    اتخاذ الإجراءات اللازمة للمخالفة في حال ثبوتها.
5.    مراعاة مصلحة منسوبيها وأصحاب المصالح.
6.    إحالة البلاغات الى الجهة المختصة في أعمال الضبط والتحقيق سواءً داخل المؤسسة أو خارجها.
7.    حفظ البلاغات والوثائق ذات العلاقة بها من تسجيلات وفقاً للأنظمة والتعليمات.
8.    عدم الإفصاح عن أية معلومات بشأن الشخص المُبلّغ عن المخالفة، ويستثنى من ذلك الجهات المختصة، كجهات التحقيق والجهات القضائية.

 

المادة السادسة عشر: البلاغ عن واقعة غير صحيحة:
للمؤسسة / الصندوق الحق في اتخاذ ما تراه مناسبا من إجراءات تجاه من بلغ عمدا وبسوء نيه عن واقعة غير صحيحة.

 

 الفصل الخامس: أحكام ختامية

 

المادة السابعة عشر: سريان التشريعات: 
مع مراعاة النظام واللائحة والقواعد، تُعد هذه السياسة مكملة للائحة الأساسية ولوائح وسياسات المؤسسة/ الصندوق وتُلغي كل ما يتعارض معها من أحكام.

المادة الثامنة عشر: حق المجني عليه بتقديم بلاغ للجهات المختصة:
لا يخل معالجة البلاغ داخل المؤسسة/ الصندوق بحق المجني عليه في بتقديم بلاغ للجهات المختصة حسب أنظمة المملكة ذات العلاقة بموضوع المخالفة.

 

المادة التاسعة عشر: الاستثناء من الحماية:
لا يحق للمُبلّغ الذي لم يذكر اسمه وهويته ولم تكن المؤسسة قادرة على تحديدها، المطالبة بالحماية التي تغطيها هذه السياسة.

 

المادة العشرون: مراجعة وتعديل السياسة:
تتم مراجعة هذه السياسة وتعُدل بناءً على ما يصدر من تعليمات تنظيمية أو بناءً على اقتراح مجلس أمناء المؤسسة أو المسؤول التنفيذي، ولا يُعد التعديل ساريًا إلا بعد اعتماده من المجلس.