السياسة الاسترشادية للمنح وتقديم الخدمات للمستفيدين

المادة الرابعة: حدود الاستخدام: 

تستخدم هذه السياسة في مجالات المنح وتقديم الخدمات للمستفيدين.

المادة الخامسة: ملكية السياسة:

يكون المجلس هو الجهة المالكة لهذه السياسة.

المادة السادسة: نفاذ السياسة:

تعد هذه السياسة نافذة من تاريخ إقرارها من قبل المجلس.

المادة السابعة: نشر السياسة:

تلتزم المؤسسة بنشر هذه السياسة في المقر أو عبر موقعها الإلكتروني.

المادة الثامنة: المراجع:
تُطبق جميع الأنظمة واللوائح والتعليمات ذات العلاقة المعتمدة في المملكة العربية السعودية وفي المؤسسة ومنها على سبيل المثال لا الحصر: 
1- نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/8) وتاريخ 19/02/1437هـ.
2- نظام مكافحة جرائم تمويل الإرهاب وتمويله الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/21) بتاريخ 1439/2/12هـ.
3- نظام مكافحة غسل الأموال الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/20) وتاريخ 1439/2/5هـ. 
4- نظام حماية حقوق المؤلف الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/41) بتاريخ 2 / 7 / 1424هـ والمعدل بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (536) وتاريخ 19/10/1436هـ.
5- نظام براءات الاختراع والتصميمات التخطيطية للدارات المتكاملة والأصناف النباتية والنماذج الصناعية الصاجر بالمرسوم الملكي رقم مرسوم ملكي رقم (م/27) بتاريخ 29 / 5 / 1425 والمعدل بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (م/45) بتاريخ 10 / 3 / 1445هـ.
6- اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية المعدلة بموجب قرار مجلس إدارة المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي رقم (ق/5/8/2023) وتاريخ 19/3/1445هـ.
7- لائحة حماية المعلومات التجارية السرية الصادرة بقرار وزير التجارة والصناعة رقم (3318) وتاريخ 25/3/1426هـ، والمعدلة بقرار وزير التجارة والصناعة رقم (4319) وتاريخ 1/5/1426هـ.
8- قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادرة بقرار مجلس إدارة المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي رقم (ت/9/2023) وتاريخ 18/12/1444هـ.
9- اللائحة الأساسية للمؤسسة.

المادة التاسعة: الجهة المشرفة:

1.    تخضع المؤسسة لإشراف المركز إداريًا وماليًا.
2.    تخضع المؤسسة للإشراف الفني من قبل الجهة الحكومية الموضحة في اللائحة الأساسية للمؤسسة المعتمدة.
3.    تلتزم المؤسسة بالإفصاح للمركز والجهة المشرفة فنياً عن جميع المعلومات التي تخص المنح سواء في قوائمها المالية أو أية معلومات إضافية يتم طلبها.

المادة العاشرة: أهداف المؤسسة:

للمؤسسة تقديم المنح أو الخدمات للمستفيدين ضمن نطاق أهدافها الواردة في لائحتها الأساسية، ويجوز لها الخروج عن ذلك بعد أخذ الموافقات اللازمة.

 

المادة الحادية عشر: ضوابط المنح وتقديم الخدمات:

1.    أن يكون المنح وتقديم الخدمات وفقًا لأنشطة المؤسسة وبما يتوافق مع أهدافها، واستراتيجيتها، ورؤيتها.
2.    يجب أن يكون المنح وتقديم الخدمات للمستفيدين داخل المملكة، وللمؤسسة تقديم خدماتها خارج المملكة بعد أخذ الموافقات النظامية.
3.    وجود حساب بنكي باسم طالب المنح.  
4.    وجود قوائم مالية معتمدة من مكتب محاسب قانوني لدى طالب المنح أو المستفيد من الخدمات في حال جهة اعتبارية، على أن يكون التقرير وفق المعايير المحاسبية للجهات الربحية وغير الربحية وأن يكون خالياً من التحفظ. 
5.    يستثنى من الفقرة (4) من هذه المادة الجهات الجديدة -غير المطالبة بإصدار قوائم مالية للسنة الحالية- والجهات الحكومية.

المادة الثانية عشر: حقوق والتزامات المؤسسة:

1.    تلتزم المؤسسة بمراعاة ما ورد من أنظمة وتشريعات تختص في مجالات الملكية الفكرية -حماية حقوق المؤلف، براءات الاختراع، العلامات التجارية، ونحوها-.
2.    للمؤسسة إلغاء أو إيقاف قبول الطلبات التي لا تستوفي الشروط التي تحددها المؤسسة.
3.    للمؤسسة إلغاء أو إيقاف قبول الطلبات التي لا تستوفي الشروط التي تحددها المؤسسة.
4.    دون الاخلال بالمتطلبات النظامية للمجلس أو من يفوضه استثناء ضابط أو أكثر من الضوابط الواردة في المادة الحادية عشر من هذه السياسة.
5.    للمؤسسة الحق في رفض طلبات -المنح أو تقديم الخدمات- الواردة من قبل المستفيد، على أن يتم تزويده بأسباب الرفض.

 

 

المادة الثالثة عشر: ضوابطتقديمالمنح المالي:

1.     أن يكون مقر الجهة ضمن النطاق الجغرافي لخدمات المؤسسة المنصوص عليه في لائحتها الأساسية.
2.    أن يكون المنح المالي من خلال الوسائل الآتية: 
أ‌.     التحويل البنكي. 
ب‌.    الشيكات.
3.    ألا يزيد مبلغ المنح المالي عما ورد في مصفوفة الصلاحيات لكل جهاز. 
•    يمكن للمؤسسة إضافة ضوابط أخرى أو التعديل عليها.

المادة الرابعة عشر:مسارات المنح وتقديم الخدمات:

مع مراعاة أهداف المؤسسة الواردة في لائحتها الأساسية، تقوم المؤسسة بالمنح وتقديم الخدمات وفقًا للمسارات التالية: 
•    للمؤسسة إضافة مسارات دون الاخلال بالمتطلبات النظامية.

المادة الخامسة عشر: التزامات طالب المنح والخدمات:

1.    تزويد المؤسسة بالأنشطة أو المشاريع المستهدفة للحصول على المنح أو الخدمة لأجلها.
2.    التحقق من انطباق ضوابط المنح والخدمات الخاصة بالمؤسسة مالم يتم استثناء المستفيد من ضابط أو أكثر، على أن يتحمل كافة التبعات النظامية في حال مخالفته. 
3.    تحديد مدير أو منسق للمشروع.
4.    تزويد المؤسسة بالتقارير اللازمة -متى طلبت ذلك-. 
5.    الاستجابة لاستفسارات المؤسسة حيال المنح أو الخدمة المقدمة للجهة.
•    يمكن للمؤسسة إضافة أي التزامات أخرى ترى مناسبتها.  

المادة السادسة عشر:آلية المنح وتقديم الخدمات:

1.    يزود المستفيد المؤسسة بكامل المستندات الداعمة. 
2.    تقوم المؤسسة بالتحقق من أن المستفيد قد استوفى الضوابط والاشتراطات اللازمة.
3.    موافقة صاحب الصلاحية في المؤسسة على المنح أو تقديم الخدمة.
4.    إشعار طالبالمنح/المستفيد بالنتيجة النهائية والاشتراطات الأساسية في حال تمت الموافقة.
•    يمكن للمؤسسة الإضافة على هذه الآلية.  

 

المادة السابعة عشر: الشكاوى:

1.    تكون آلية استقبال الشكاوى الناشئة بموجب هذه السياسة أو بسببها عبر أي من الوسائل الآتية:
أ‌-    الموقع الإلكتروني: إضافة رابط الصفحة.....
ب‌-    البريد الإلكتروني: إضافة البريد الإلكتروني الخاص باستقبال البلاغات....
ت‌-    الحضور إلى المقر:إضافة العنوان.....
2.    تلتزم المؤسسة بالتعامل مع الشكاوى خلال مدة لا تزيد عن (..) أيام. 
3.    في حال عدم معالجة الشكوى خلال المدة المشار إليها في الفقرة (2) من هذه المادة، فيجب على المؤسسة ابلاغ مقدم الشكوى بحالة الشكوى وأسباب التأخير. 
4.    يجب أن يتم تضمين الشكاوى الواردة إلى المؤسسة مع المشفوعات الخاصة وحالتها، بكل طلب في تقرير دوري يُعرض على مجلس أمناء المؤسسة.
5.    تلتزم المؤسسة بإبلاغ مقدم الشكوى عن حالتها والقرار الذي تم اتخاذه ومسبباته.
6.    دون الاخلال بما ورد في الفقرة (2-3) من هذه المادة، يحق للجهة مقدمة الشكوى طلب التصعيد إلى مجلس الأمناء أو إلى لجان المجلس في حال اخلال المؤسسة بمعالجة الشكوى، أو في حال ارتأت عدم صحة القرار الذي تم اتخاذه لمعالجتها.
7.    في حال استخدام الجهة -مقدمة الشكوى- لحقها الوارد في الفقرة (6) من هذه المادة فيجب عليها تضمين كافة المستندات الداعمة.
•    يمكن للمؤسسة إضافة أيةبنود أخرى ترى مناسبتها.  

المادة الثامنة عشر: مسؤوليات مجلس الأمناء:

1.    اعتماد هذه السياسة والإشراف على تنفيذهاومراقبة مدى فاعليتها وتعديلها عند الحاجة.
2.    إعداد مشروع الموازنة التقديرية للمؤسسة.
3.    رصد حالات عدم الالتزام بالسياسة من قبل الإدارة التنفيذية.
4.    مراقبة أداء الجهاز التنفيذي، ومدى تحقيق أهداف المؤسسة وأغراضها المتعلقة بتقديم المنح وخدماتها.
5.    متابعة التقدم لدى الجهة، والتحقق من أن المنحة أو الخدمة التي تم تقديمها قد حققت أغراضها.
6.    التأكد من صحة المستندات المالية قبل الصرف واعتمادها وحفظها.
7.    التوقيع المشترك على سندات الصرف.
8.    وضع ضوابط داخلية للمحافظة على حماية بيانات المستفيدين والمحافظة على سريتها وعدم تسربها واستخدامها بطرق غير مشروعة.

المادة التاسعة عشر: مسؤوليات المسؤول التنفيذي: 
1.    تنفيذ السياسةواقتراح التعديل عليها. 
2.    وضع قواعد للرقابة على التزام فريق العمل التنفيذي ومدراء المشاريع بهذه السياسة والسياسات ذات العلاقة. 
3.    بذل العناية الواجبة قبل تقديم المنح أو الخدمة.
4.    متابعة الشكاوى الواردة من قبل المستفيدين وتضمينها في تقارير دورية ورفعها إلى مجلس الأمناء.

 

المادة العشرون: أدوار المؤسسة بالإفصاح:

تلتزم المؤسسة بما ورد في أحكام نظام مكافحة غسل الأموال ونظام جرائم الإرهاب وتمويله والأنظمة ذات الشق المالي، والرفع للجهات المختصة في حال ورود أية شكوك بشأن أيٍ من المستفيدين وفقًا للآتي:
أ‌.    إبلاغ الإدارة العامة للتحريات المالية برئاسة أمن الدولة فورًا وبشكل مباشر.
ب‌.    إعداد تقرير مفصل يتضمن جميع البيانات والمعلومات المتوافرة لديها عن تلك الحالة والأطراف ذات العلاقة، وتزويد وحدة التحريات المالية به.
ت‌.    ‌عدم تحذير المتعاملين معها من وجود شبهات حول نشاطاتهم.
ث‌.    يكلف مجلس الأمناء أحد شاغلي الوظائف القيادية، أو جهة خارجية مرخصة للقيام بأعمال التدقيق والمراجعة والالتزام، على أن تتاح لمن يكلف بذلك جميع الموارد الكافية لكشف أيٍّ من الجرائم المنصوص عليها في نظام مكافحة غسل الأموال ونظام مكافحة جرائم الإرهاب وتمويله ولوائحهما التنفيذية وما يصدر من المركز من التعليمات والضوابط ذات العلاقة.

الفصل السادس: أحكام عامة:

المادة الحادية والعشرون: أحكام عامة:

مع مراعاة النظام واللائحة والقواعد، تُعد هذه السياسة مكملة للائحة الأساسية ولوائح وسياسات المؤسسة.

المادة الثانية والعشرون: إيداع المستندات ونسخها:

1.    كل وثيقة نشأت بموجب هذه السياسة أو بسببها أو لتحقيق أغراضها، يجب تسليم نسخ منها لمراجع الحسابات الخارجي.
2.     يجب على المؤسسة الاحتفاظ في مقرها بالسجلات والمستندات المالية وملفات الحسابات والمراسلات المالية وتسجيل بيانات الهوية للمتعاملين معها ماليًا بشكل مباشر لمدة لا تقل عن عشر سنوات من تاريخ انتهاء التعامل، ويجوز أن يكون الحفظ إلكترونيًا.

المادة الثالثة والعشرون: مراجعة وتعديل السياسة:

تتم مراجعة هذه السياسة كل (12) شهرًا وتعُدل بناءً على ما يصدرمن تعليمات تنظيمية أو بناءً على اقتراح مجلس أمناء المؤسسة أو المسؤول التنفيذي، ولا يُعد التعديل ساريًا إلا بعد اعتماده من المجلس.